Projet web-GFC

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La gestion du flux prend une place à part dans les processus d'instruction et de gestion des collectivités territoriales.

La dématérialisation et les nouvelles exigences induites par les engagements de type « agenda 21 » et les contextes « zéro papier », lui donnent une toute nouvelle place, eu égard au nombre de correspondances produites quotidiennement par les collectivités comme du fait du très grand nombre de flux qui sont reçus chaque jour par les collectivités.

Un flux appelle des actions, met en musique de nombreux acteurs et services dans la collectivité. Tout flux a donc un impact fort dans l'ensemble du système d'information de la collectivité (gestion financière, gestion des administrés, gestion des services techniques, services gestion du protocole et du cabinet, gestion des actes administratifs, GED et documentation, signature électronique, archivage électronique, etc.).

 Communication, ergonomie et sécurité

En raison du grand nombre de gestionnaires amenés à participer aux circuits d'instruction, l'aptitude d'un outil de gestion de ces typologies de flux à communiquer avec le système d'information d'ensemble et son ouverture sont donc tout à fait déterminants. L'ergonomie doit être la plus efficiente et la plus simple possible.

En outre, la confidentialité de certains processus induisent la nécessaire gestion fine des habilitations de l'outil ciblé, tant sur le plan des fonctions, des données que sur celui de certains champs amenés à être renseignés par les seuls agents habilités à les renseigner significativement.

La combinaison de l'ensemble de ces facteurs et les récentes évolutions du contexte de gestion amènent les collectivités à réorganiser leurs processus d'instruction du flux, comme d'ailleurs la gestion d'autres documents entrant dans la collectivité (factures, mails, fax, etc.).

Certaines de ces pièces doivent faire l'objet d'instructions, d'indexations, de recherches et sont amenées à être manipulées dans différentes procédures de dématérialisation.

L'objet du libriciel web-GFC est de répondre à l'ensemble de ces nouveaux besoins.

 

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